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Apresentações inovadoras
A estratégia por trás de uma apresentação é uma das etapas mais importantes e o que irá definir a forma que sua apresentação tomará. Ignorar este fato é comum entre profissionais de todos os setores
Criar um diálogo com sua audiência
Comece colocando-se no lugar de quem irá te ouvir, refletindo sobre suas características - como quem são, de onde são, quais seus problemas - e buscando as informações que suprem tais questões, tomando cuidado em diferenciar o que você quer falar com o que você precisa falar. Neste momento, a insegurança pode gritar e te pressionar a colocar todas as informações. Ignore esta emoção e seja racional: o momento de cativar uma audiência requer seletividade e assertividade de informações, dentro de um tempo que provavelmente será menor do que você gostaria de ter. Uma apresentação inovadora é desenvolvida com o mesmo cuidado e excelência de uma campanha publicitária: mais do que compilar excessivas informações em um arquivo de PowerPoint, é entender como será a comunicação de acordo com o público-alvo, trabalhando na forma com que as informações serão apresentadas para, no final, conquistar a simpatia e adesão do espectador.
Portanto, como ela pode ajudar?
Partindo do princípio de sua concepção: é um material profissional de comunicação feito por especialistas que entendem a melhor forma de se comunicar, sabem o que funciona e o que não funciona e estão acostumados a atender a todos os setores.
Trata-se de um material que possui impacto desde a primeira impressão (e, convenhamos, a máxima "a primeira impressão é a que fica" é uma grande realidade), ainda mais por muitos profissionais ainda optarem por desenvolverem suas apresentações de forma amadora e as pessoas estarem acostumadas a assistirem apresentações ruins, entediantes e até mesmo confusas.
Quando se conquista a simpatia de alguém as portas ficam praticamente abertas, pois a audiência se identifica com você tanto pelo seu discurso quanto pelo seu material apresentado e a partir deste momento, a retenção de informações torna-se mais fácil - sua apresentação torna-se memorável. E ser memorável significa permanecer ativo na memória de quem o assistiu, e tratando-se de negócios o que mais queremos é sermos lembrados, certo? Principalmente se a experiência for gratificante, onde ambos os lados se relacionam socialmente através de um assunto em comum que foi tratado (e apresentado) com seriedade e profissionalismo - isso transmite preocupação, cuidado e interesse. Formas de se apresentar são o que não faltam, e não são elas que farão a diferença na hora de apresentar um projeto ou uma campanha, tentar vender uma ideia ou conceber uma parceria, mas sim se você, naquele momento, se comportará como um profissional, com um material profissional, que tratará aquela oportunidade de fechar o negócio como única, pois assim é o mercado: a chance que um perde, outro conquista, e se depender de uma "simples" apresentação, você irá desperdiçar a chance? Apresentação inovadora cuida não apenas do material informativo e atrativo, mas também da autoestima do profissional, transmite segurança e conforto - é um investimento de imagem (tanto a do profissional quanto da empresa que ele representa), que vai além do que os olhos podem ver, aprofunda-se na questão social que faz, sim, diferença na hora de se apresentar.
O PowerPoint foi desenvolvido por engenheiros como uma ferramenta para ajudá-los a se comunicar melhor com a equipe de marketing e vice-versa. Esta é uma ferramenta excepcional porque permite uma comunicação verbal muito densa. Sim, você poderia enviar um memorando, mas ninguém lê estes documentos mais. À medida que as empresas estão ficando cada vez mais ágeis, nós precisamos de uma forma de comunicar nossas ideias de um grupo para outro. É neste ponto que entra o PowerPoint.
Esta poderia ser a ferramenta mais poderosa do seu computador. Mas não é. Inúmeras inovações falham porque os apresentadores usam o powerpoint da maneira que a microsoft quer que eles usem, ao invés de fazerem da maneira correta.
Comunicação é a transferência da emoção
A comunicação se refere à vontade de fazer com que os outros entendam e adotem o seu ponto de vista, para ajudá-los a entender por que você está empolgado (ou triste, ou otimista, ou qualquer estado emocional que você esteja no momento). Se tudo o que você quer fazer é criar um lista de fatos e figuras, então cancele a apresentação e envie um relatório.
Nossos cérebros têm dois lados. O lado direito é ligado às emoções, músicas e mudanças de humor. O lado esquerdo, por sua vez, é ligado à destreza, fatos e a informações de funcionamento do corpo. Quando você vai fazer uma apresentação, as pessoas querem usar as duas partes dos seus cérebros. Então, elas usam o lado direito para julgar a forma com que você está falando e se vestindo, além da sua linguagem corporal. Frequentemente, as pessoas chegam a uma conclusão a respeito da sua palestra a partir do tempo que você gasta no segundo slide. Depois disso, pode ser tarde demais para que as suas listas com marcadores façam alguma coisa para salvar a sua apresentação.
Você pode destruir um processo comunicativo com fatos que não são comprovados ou com raciocínios que não fazem muita lógica. Mas você pode completar o processo com as emoções. Lógica não é suficiente.
Apresentadores devem vender – para audiências internas e para o mundo exterior
Se todas as pessoas que estão na sala concordassem com você, não seria necessário fazer uma apresentação, certo? Você poderia economizar muito tempo imprimindo um relatório de uma página e entregando para cada uma das pessoas. Mas não, a razão pela qual você faz uma apresentação é a negociação, é para defender o seu ponto de vista, para vender uma ou mais ideias.
Se você acredita na sua ideia, venda-a! Faça o seu ponto de vista o mais convincente possível e alcance o que você foi buscar. Sua audiência vai te agradecer por isso, pois, lá no fundo, todos nós queremos ser comprados.
Veja: Conhecendo o ambiente e o público da sua apresentação
Os 4 componentes de uma apresentação excepcional
- Faça cartões de memorização: não os coloque em tela, fique com eles em mãos. Você pode usar os cartões como forma de garantir que você diga tudo o que tinha sido planejado.
- Faça slides que consolidam a sua fala, e não que a repete: os slides devem demonstrar, com provas emocionais, que o que você está dizendo é a verdade.
Se for falar sobre a poluição em Houston, por exemplo, invés de apresentar quatro marcadores sobre dados sobre a saúde ambiental da cidade, por que você não lê os dados e apresenta fotos de vários pássaros mortos, fumaça e uma imagem de pulmões infectados, por exemplo? Isto é trapaça! Não é justo! Mas funciona.
- Crie um documento escrito: escreva com o máximo de informações e notas de rodapé você quiser. Quando começar a apresentação, diga ao seu público que você irá entregar os detalhes da palestra posteriormente, para que eles não precisem fazer anotações durante a apresentação. Lembre-se, o seu foco deve ser em fazer uma venda emocional. O documento é uma prova para ajudar os intelectuais que estão te assistindo a aceitarem as ideias que você vendeu emocionalmente para eles.
IMPORTANTE: Não entregue o material escrito no início da palestra! Se você fizer isso, as pessoas vão ler o documento durante a apresentação e vão te ignorar. Invés disso, o seu objetivo é fazer com que eles se sentem na cadeira, confiem em você e aceitem os pontos emocionais e intelectuais que você está apresentando.
- Crie um círculo de feedback: se a sua apresentação de PowerPoint for para uma aprovação de projeto, entregue para as pessoas um formulário de aprovação do projeto para feedback, para que não tenha nenhum tipo de ambiguidade sobre o que vocês concordaram na apresentação.
A razão pela qual você está fazendo uma apresentação é para realizar uma venda. Então, faça isso!
Não saia sem o “sim”, ou pelo menos com o compromisso de uma data para respostas futuras.
Pontos são para a escola!
Aqui estão cinco regras que você precisa manter em mente para criar apresentações de PowerPoint brilhantes:
- Não use mais do que seis palavras por slide. NUNCA. Nenhuma apresentação de PowerPoint é complexa demais para poder quebrar esta regra.
- Sem fotos amadoras. Use fotos profissionais de bancos de imagem.
- Não use as transições de slide animadas.
- Efeitos sonoros podem ser usados em alguns momentos das apresentações, mas nunca use os que já estão presentes no programa. Em vez disso, grave sons e músicas de CD’s e aumente as chances de que as pessoas tenham memória emocional sobre a palestra. Se as pessoas começarem a se mexer para acompanhar o ritmo da música, você os impediu de cair no sono e deixou claro para eles que a sua não é apenas mais uma reunião ou apresentação de PowerPoint qualquer.
- Não entregue cópias impressas dos seus slides. Eles não funcionam sem você e sua apresentação.
O sucesso é fácil de descrever: você projeta um novo slide de PowerPoint e as pessoas têm reações emocionais despertadas. Elas se sentam direito nas cadeiras e se mostram curiosas para saber o que você tem a dizer a respeito daquela imagem projetada. Então, se você fizer tudo certo, conforme planejado, todas as vezes que as pessoas pensarem sobre o que você falou, eles vão visualizar a imagem, e vice-versa.
Claro, este é um jeito diferente do que o que a maioria das pessoas costuma fazer. Mas todas as outras pessoas estão ocupadas defendendo o status quo (o que é fácil), enquanto você está ocupado apresentando com ótimas inovações, o que é muito mais difícil.
Artigo originalmente publicado no blog do Seth Godin
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