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Apresentações inovadoras
A estratégia por trás de uma apresentação é uma das etapas mais importantes e o que irá definir a forma que sua apresentação tomará. Ignorar este fato é comum entre profissionais de todos os setores
Criar um diálogo com sua audiência
Comece colocando-se no lugar de quem irá te ouvir, refletindo sobre suas características - como quem são, de onde são, quais seus problemas - e buscando as informações que suprem tais questões, tomando cuidado em diferenciar o que você quer falar com o que você precisa falar. Neste momento, a insegurança pode gritar e te pressionar a colocar todas as informações. Ignore esta emoção e seja racional: o momento de cativar uma audiência requer seletividade e assertividade de informações, dentro de um tempo que provavelmente será menor do que você gostaria de ter. Uma apresentação inovadora é desenvolvida com o mesmo cuidado e excelência de uma campanha publicitária: mais do que compilar excessivas informações em um arquivo de PowerPoint, é entender como será a comunicação de acordo com o público-alvo, trabalhando na forma com que as informações serão apresentadas para, no final, conquistar a simpatia e adesão do espectador.
Portanto, como ela pode ajudar?
Partindo do princípio de sua concepção: é um material profissional de comunicação feito por especialistas que entendem a melhor forma de se comunicar, sabem o que funciona e o que não funciona e estão acostumados a atender a todos os setores.
Trata-se de um material que possui impacto desde a primeira impressão (e, convenhamos, a máxima "a primeira impressão é a que fica" é uma grande realidade), ainda mais por muitos profissionais ainda optarem por desenvolverem suas apresentações de forma amadora e as pessoas estarem acostumadas a assistirem apresentações ruins, entediantes e até mesmo confusas.
Quando se conquista a simpatia de alguém as portas ficam praticamente abertas, pois a audiência se identifica com você tanto pelo seu discurso quanto pelo seu material apresentado e a partir deste momento, a retenção de informações torna-se mais fácil - sua apresentação torna-se memorável. E ser memorável significa permanecer ativo na memória de quem o assistiu, e tratando-se de negócios o que mais queremos é sermos lembrados, certo? Principalmente se a experiência for gratificante, onde ambos os lados se relacionam socialmente através de um assunto em comum que foi tratado (e apresentado) com seriedade e profissionalismo - isso transmite preocupação, cuidado e interesse. Formas de se apresentar são o que não faltam, e não são elas que farão a diferença na hora de apresentar um projeto ou uma campanha, tentar vender uma ideia ou conceber uma parceria, mas sim se você, naquele momento, se comportará como um profissional, com um material profissional, que tratará aquela oportunidade de fechar o negócio como única, pois assim é o mercado: a chance que um perde, outro conquista, e se depender de uma "simples" apresentação, você irá desperdiçar a chance? Apresentação inovadora cuida não apenas do material informativo e atrativo, mas também da autoestima do profissional, transmite segurança e conforto - é um investimento de imagem (tanto a do profissional quanto da empresa que ele representa), que vai além do que os olhos podem ver, aprofunda-se na questão social que faz, sim, diferença na hora de se apresentar.
Costumo inicialmente fazer essa pergunta quando ministro em empresas/escolas, o workshop intitulado APRESENTAÇÕES INOVADORAS.
O resultado é praticamente sempre o mesmo.
Quase todos levantam a mão sinalizando que sim.
Em seguida faço a segunda pergunta:
“E quem aqui faz apresentações?” e uma dúvida paira no ar.
Muitos levantam a mão novamente, outros não. E todos estampam uma interrogação no olhar que, na verdade, traduz uma questão interna:
“Não é a mesma coisa?”
A resposta é um sonoro NÃO.
Você não faz PowerPoint
PowerPoint é uma excelente ferramenta para as apresentações, apenas uma das ferramentas. Há quem utilize o Keynote (Apple) e o Prezi na criação visual de uma apresentação.
Sim, praticamente todas as apresentações que crio utilizo o PowerPoint como plataforma.
“Mas você não faz PowerPoint, não é?” Não… Nem eu nem ninguém!
A Microsoft brilhantemente se encarregou disso.
Não é porque você montou um material no PowerPoint que você construiu uma apresentação. Estamos cansados de ver relatórios, documentos, gráficos etc. que, por algum motivo, foram transportados para um PowerPoint… Mas isto não significa que uma apresentação foi construída.
Como montar uma apresentação de verdade?
Em primeiro lugar é preciso construir um DIAGNÓSTICO muito bem apurado. Um cuidadoso briefing, etapa que na esmagadora maioria dos casos é negligenciada.
Não estamos falando aqui de levantar as informações que você quer colocar em sua apresentação. O diagnóstico consiste em um estudo profundo sobre o ambiente/cenário da apresentação, tempo e, principalmente, um estudo sobre o perfil da audiência e sobre o objetivo da apresentação.
Ou seja, estamos falando de planejamento e estratégia! Isso está muito longe do famoso ato de abrir o PowerPoint e ficar horas pensando nos seus slides enquanto a fatídica frase “Clique aqui para adicionar um título” parece desafiar você.
Uma história para engajar sua audiência
Diagnóstico em mãos, é hora de partir para a construção do coração e alma da sua apresentação: a HISTÓRIA que será contada. E a ferramenta para transformar os dados da sua empresa ou projeto em uma história é o ROTEIRO.
A questão é: qual história vai engajar sua audiência para o seu objetivo?
E aqui vale uma reflexão: o formato missão – visão – valores – nossos produtos – nossos serviços – nossos escritórios – nossos funcionários – nossos prêmios será que vai engajar sua audiência?
Falar somente de você será que vai funcionar?
Lembre-se: a sua audiência, seus anseios e necessidades, precisam fazer parte da história a ser construída… Portanto, é hora do Storytelling entrar em ação!
Slides que inspirem
Agora sim, chegou a hora da CRIAÇÃO VISUAL da sua apresentação. Ou seja, de criar os slides que ilustrem sua história! Muito diferente de montar uma apresentação com slides de outras apresentações… Mas eu sei que você nunca fez isso! É o mesmo que fazer um novo filme com cenas de outros filmes… Não tem como dar certo, concorda?
Lembrando que os slides não devem escravizar você em sua apresentação. Eles não são os únicos recursos disponíveis. O que lhe impede de montar uma tabela em um quadro branco? Desenhar um gráfico no flip chart? Mostrar um vídeo durante sua apresentação? Distribuir materiais impressos durante a sua fala?
Outras perguntas intrigantes: e se acabar a energia no momento de sua apresentação? E se você não tiver a chance de mostrar os seus slides? Em casos como esse você não fará sua apresentação? É claro que sim! Afinal, estamos falando de um momento único, correto? Como já falei, a apresentação não se resume ao seu PowerPoint… Você então precisa saber contar a sua história e “vender” o seu projeto com e sem o suporte visual!
Uma apresentação não necessariamente é acompanhada de um PowerPoint!
Você: a grande estrela da sua apresentação
Por isso que o processo ainda não chegou ao fim. Um diagnóstico muito bem apurado, uma história matadora e uma criação visual no convincente ainda não garantem o sucesso de sua apresentação. Chegou a hora de preparar a peça mais importante deste quebra-cabeça: você!
Apresentação pronta, a chave para o sucesso agora é ensaiar, ensaiar, ensaiar e ensaiar! Idealmente até o ponto que você não precise mais dos slides para contar a sua história. Assim, a PREPARAÇÃO DO APRESENTADOR é vital para o sucesso – ou o fracasso – de uma apresentação.
E agora o que você fará em seu próximo momento decisivo?
PowerPoint ou apresentação insPIRAdora?